Lista aktiivisista käytänteistä

Käytänne kokonaisuudessaan

Tietosuojailmoitus

1. Rekisterinpitäjä

Tampereen korkeakoulusäätiö
33014 TAMPEREEN YLIOPISTO
Puh. 0294 52 11
Y-tunnus 2844561-8

Tampereen ammattikorkeakoulu Oy
Kuntokatu 3 33520 Tampere
Puh. 0294 52 22
Y-tunnus 1015428-1

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Sari Nieminen 
Puh. 0294 5211 
Sähköposti: tau@tuni.fi 

3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

dpo@tuni.fi

4. Rekisterin nimi

Moodlen käyttäjärekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste

Käsittelyn tarkoitus:

Moodle on Tampereen korkeakouluyhteisön digitaalinen oppimisympäristö.

Kerättäviä henkilötietoja käytetään:

– Käyttöoikeuksien hallintaan

– Oppimisen ohjaukseen ja opintosuoritusten arviointiin

– Yhteydenottojen mahdollistamiseen

– Opiskelijan identiteetin varmistamiseen

– Moodleen liitettyihin palveluihin kirjautumiseen

– Oppimisanalytiikkadatan tuottamiseen

– Ongelmatilanteiden ratkaisemiseen.

Käsittelyperuste: Yleistä etua koskeva tehtävä tai julkisen vallan käyttö: korkeakouluopetus ja opetuksen kehittäminen

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää tietoa opintojaksoista, opiskelijoista, opettajista sekä suorituksista.

Pakolliset henkilötiedot käyttäjistä:

– Käyttäjätunnus

– Etunimi

– Sukunimi

– Sähköpostiosoite

– Opiskelijanumero(t)

– Kotiorganisaatio

– Maa

Käyttäjä voi lisäksi tallentaa henkilökohtaiseen palveluprofiiliinsa seuraavia vapaaehtoisia tietoja itsestään:

Valokuva

Vapaamuotoinen kuvaus itsestään

Web-sivun osoite

Pikaviestinohjelmien (Icq, Skype, AIM, YAHOO, MSN) käyttäjätunnukset

Puhelinnumero

Osoitetietoja

Moodlen käytössä syntyvät tiedot: tehtäväpalautukset, keskustelualueviestit

ja muihin Moodle-aktiviteetteihin käyttäjän itsensä syöttämät tiedot.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Käyttäjä hyväksyy seuraavien tietojensa noutamisen Haka-kirjautumisen yhtey-

dessä kotiorganisaatiostaan: nimi, sähköpostiosoite, kotiorganisaatio, rooli koti-

organisaatiossa, opiskelijanumero ja koulutusohjelma. Jos henkilölle luodaan

erillinen Moodle-tunnus, henkilötiedot toimittaa koulutuksen järjestäjä.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Säännönmukaiset luovutukset:

Moodlen kautta käytettävät ulkoiset palvelut:

– Panopto-videopalveluun: käyttäjätunnus, nimi- ja sähköpostiosoitetiedot, kun henkilö

avaa tai tallentaa Panopto-sisältöjä Moodle-kurssilla

– Zoom-videotapaamispalveluun: käyttäjätunnus, nimi- ja sähköpostiosoitetiedot, kun henkilö avaa videotapaamislinkin

– Turnitin-alkuperäisyystarkistuspalveluun: nimi- ja sähköpostiosoitetiedot ladattaessa doku-

menttia Turnitin-tehtävään

Muu ulkopuolinen käyttö: Tietoja ei luovuteta ulkopuoliseen käyttöön paitsi viranomaisille niitä erikseen pyydettäessä.

Sisäinen käyttö: Käyttäjän nimitiedot näkyvät muille oppimisalustan käyttäjille. Käyttäjä voi halutessaan näyttää sähköpostiosoitteensa muille henkilöille sekä täyttää profiiliinsa itseään koskevia lisätietoja, jotka näkyvät muille oppimisalustan käyttäjille. Opiskelijoiden opiskelijanumerot näkyvät oppimisalustaa opettaja-roolissa käyttäville henkilöille.

Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella: Kyllä, lisätietoa ulkoistetusta käsittelystä: palveluntarjoajana toimii

Mediamaisteri Oy

PL 82 (Uimalankatu 1)

33101 Tampere

010 281 8000

info@mediamaisteri.com

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Siirretäänkö rekisterin tietoja kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle: Kyllä, Zoom-videotapaamispalveluun ja Turnitin-alkuperäisyystarkistuspalveluun, kun käyttäjä käyttää kyseisiä palveluita

Järjestelmän käyttöliittymät ovat Tampereen yliopiston tietoturvakäytäntöjä ja -politiikkoja noudattaen käytettävissä EU:n ja ETA:n ulkopuolelta.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

A) manuaalinen aineisto

B) sähköisesti käsiteltävät tiedot

Moodle-järjestelmää suojataan käyttäjätunnus/salasana –yhdistelmällä ja Tampereen korkeakouluyhteisössä yleisesti käytössä olevien tietoturvaperiaatteiden mukaisesti.

Tietoverkossa siirrettäessä henkilötiedot on suojattu. Moodlen tallentamat tiedot säilytetään palveluntarjoajan hallinnoimilla palvelimilla. Käyttäjärekisteriä pääsevät käsittelemään ainoastaan tehtävään nimetyt henkilöt. Henkilötietoja käsittelevillä on salassapitovelvollisuus.

11. Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

Rekisterin ylläpitäjä voi poistaa henkilötiedot rekisteristä tarvittaessa, mutta tietoja ei poisteta automaattisesti.

Opiskelutietoja säilytetään Tampereen korkeakouluyhteisön asiakirjahallinnon suunnitelman mukaisesti. Pääsääntöisesti tietoja säilytetään opintojakson toteutuksen vaatiman ajan, mutta Moodlessa on myös pitkäkestoisia kurssialueita, joilla tiedot säilyvät pidempään. Moodleen kytketyissä ulkoisissa palveluissa voi olla myös muunlaisia säilytysaikoja.

12. Tieto automaattisen päätöksenteon tai profiloinnin olemassaolosta sekä tieto käsittelyn logiikasta ja merkityksestä rekisteröidylle

Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on, ellei tietosuojalainsäädännöstä muuta johdu:

Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy henkilötietoihin)

Rekisteröidyllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua rekisterinpitäjän rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi).

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.

Vastustamisoikeus

Henkilöllä on tietyissä tilanteissa oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus käyttää hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevissa pyynnöissä noudatetaan rekisterinpitäjän tietopyyntöprosessia.